Algemene voorwaarden

Oibase B.V. · Versie 24 oktober 2026 · Gelden voor iedere klant die een Oibase-account aanmaakt.

Artikel 1. Definities

Oibase: Oibase B.V., Goordelaan 19, 9591 CB Onstwedde, KvK 42117378, info@oibase.nl.
Klant: het bedrijf of de zelfstandige die een account bij Oibase aanmaakt en de dienst gebruikt voor zijn beroep of bedrijf.
Dienst: de online software Oibase op oibase.nl en de bijbehorende app, met functies voor roosters, verlof, urenregistratie, loonstroken, contracten en facturen.
Abonnement: de overeenkomst tussen Oibase en de Klant over het gebruik van de dienst, in de vorm Basis, Premium of Enterprise.
Gebruiker: iedere persoon die via de Klant toegang krijgt tot de dienst, zoals medewerkers en zzp'ers van de Klant.
Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de dienst invoeren.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van Oibase en voor elk abonnement, ook tijdens de proefperiode.
Oibase levert alleen aan bedrijven en zelfstandigen, niet aan consumenten.
Algemene voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij Oibase daar schriftelijk mee akkoord is gegaan.
Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige die er zo dicht mogelijk bij ligt.
De verwerkersovereenkomst hoort bij deze voorwaarden. Spreken beide elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.

Artikel 3. Account, proefperiode en totstandkoming

Het abonnement komt tot stand zodra de Klant een account aanmaakt en akkoord gaat met deze voorwaarden.
Elk abonnement begint met een gratis proefperiode van 14 dagen. Stopt de Klant binnen de proefperiode, dan ontvangt hij geen factuur.
Stopt de Klant niet, dan loopt het abonnement na de proefperiode door in het gekozen plan en betalingsritme (per maand of per jaar).
De Klant geeft juiste en volledige gegevens op, waaronder bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en een factuur-e-mailadres, en houdt die actueel.
De Klant houdt inloggegevens geheim. Alles wat via het account van de Klant of zijn Gebruikers gebeurt, komt voor rekening van de Klant. Vermoedt de Klant misbruik, dan meldt hij dat direct aan info@oibase.nl.

Artikel 4. De dienst en beschikbaarheid

Oibase levert de dienst zoals die op het moment van gebruik is. Welke functies bij welk plan horen, staat op de prijzenpagina van oibase.nl.
Oibase spant zich in om de dienst goed beschikbaar te houden, maar garandeert niet dat de dienst altijd en zonder fouten werkt.
Oibase mag de dienst verbeteren en aanpassen. Verdwijnt een functie waar de Klant voor betaalt, dan meldt Oibase dat minstens 30 dagen vooraf. De Klant mag het abonnement dan kosteloos opzeggen.
Gepland onderhoud doet Oibase zoveel mogelijk buiten kantooruren.
Berekeningen in de dienst, zoals netto-lonen op loonstroken, toeslagen, reiskosten en waarschuwingen over arbeidstijden, zijn hulpmiddelen. Ze zijn indicatief. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor juiste loonbetaling, loonheffing, contracten en naleving van wetten en cao's. De Klant laat dit zo nodig controleren door zijn salarisadministratie of adviseur.
Voorbeeldcontracten en teksten in de dienst zijn geen juridisch advies.

Artikel 5. Prijzen en indexatie

De prijzen staan op de prijzenpagina van oibase.nl. Ze bestaan uit een vast basisbedrag per maand plus een bedrag per actieve medewerker, aangepast aan het land van vestiging van de Klant. Alle prijzen zijn exclusief btw.
Bij Premium en Enterprise betaalt de Klant daarnaast € 1,50 per verstuurde loonstrook (in Nederland). Correcties van een loonstrook zijn gratis.
Bij betaling per jaar krijgt de Klant 10% korting op het abonnement.
Oibase past de prijzen elk jaar per 1 januari aan de inflatie aan, volgens de Europese consumentenprijsindex (HICP) van Eurostat. Oibase meldt de nieuwe prijzen uiterlijk 1 december.
Bij een jaarabonnement gaat de indexatie pas in bij de eerstvolgende verlenging.
Verhoogt Oibase de prijzen om een andere reden dan indexatie, dan meldt Oibase dat minstens 30 dagen vooraf. De Klant mag het abonnement dan kosteloos opzeggen per de datum van de verhoging.

Artikel 6. Facturatie en betaling

Oibase stuurt aan het einde van elke maand een factuur naar het factuur-e-mailadres van de Klant, op basis van het aantal actieve medewerkers en het aantal verstuurde loonstroken in die maand. Bij een jaarabonnement factureert Oibase het basisbedrag vooraf per jaar.
De Klant betaalt per overboeking binnen 7 dagen na de factuurdatum. Oibase schrijft nooit automatisch af.
Betaalt de Klant niet op tijd, dan stuurt Oibase een herinnering met een nieuwe termijn van 14 dagen. Betaalt de Klant ook dan niet, dan is hij in verzuim. Oibase mag dan de wettelijke handelsrente en de wettelijke incassokosten in rekening brengen.
Na de herinnering mag Oibase de toegang tot de dienst tijdelijk blokkeren tot de factuur betaald is. De Klantgegevens blijven in die tijd bewaard.
Bezwaar tegen een factuur meldt de Klant binnen 14 dagen na de factuurdatum aan info@oibase.nl. Het deel waar de Klant geen bezwaar tegen heeft, betaalt hij op tijd.

Artikel 7. Looptijd en opzegging

Een maandabonnement loopt per maand en wordt steeds met een maand verlengd. De Klant kan het elke maand opzeggen. Het abonnement stopt dan aan het einde van de betaalde maand.
Een jaarabonnement loopt een jaar en wordt steeds met een jaar verlengd. De Klant kan het op elk moment opzeggen. Het abonnement stopt dan aan het einde van het lopende jaar. Betaalde bedragen worden niet terugbetaald.
De Klant zegt op in de app (Instellingen) of per e-mail aan info@oibase.nl. Tot de einddatum kan de Klant de opzegging intrekken.
Een Klant in de branche Zwembaden kan het abonnement buiten het seizoen pauzeren in de app (Instellingen). De pauze gaat direct in. Over de gepauzeerde dagen betaalt de Klant niets. Tijdens de pauze kunnen de Klant en zijn medewerkers inloggen en hun gegevens bekijken, maar niets wijzigen, en verstuurt Oibase geen meldingen of e-mails. Bij een jaarabonnement schuift de einddatum van het betaalde jaar op met het aantal gepauzeerde dagen. De Klant hervat het abonnement op elk moment in de app; vanaf die dag loopt het weer. Tijdens de proefperiode en na een opzegging is pauzeren niet mogelijk.
Oibase kan het abonnement opzeggen met een termijn van 3 maanden.
Oibase mag het abonnement direct beëindigen of de toegang blokkeren als de Klant ernstig in strijd handelt met deze voorwaarden, bijvoorbeeld bij misbruik van de dienst of als de Klant failliet gaat.
Na het einde van het abonnement kan de Klant binnen 30 dagen een export van zijn gegevens opvragen. Wat daarna met de gegevens gebeurt, staat in de verwerkersovereenkomst.

Artikel 8. Verplichtingen van de Klant

De Klant gebruikt de dienst alleen voor zijn eigen bedrijfsvoering en volgens de wet.
De Klant zorgt dat zijn Gebruikers zich aan deze voorwaarden houden.
De Klant mag de dienst niet:
1. doorverkopen of aan derden ter beschikking stellen;
2. gebruiken om de beveiliging te omzeilen of te testen zonder toestemming van Oibase;
3. overbelasten, bijvoorbeeld met geautomatiseerde verzoeken;
4. gebruiken voor gegevens die er niet in thuishoren, zoals medische informatie of zorgrapportages (zie de verwerkersovereenkomst).
De Klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de Klantgegevens en voor de beslissingen die hij op basis van de dienst neemt.

Artikel 9. Gegevens, privacy en verwerkersovereenkomst

De Klantgegevens blijven van de Klant. Oibase gebruikt ze alleen om de dienst te leveren.
Voor persoonsgegevens is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Oibase verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Die geldt automatisch bij het aanmaken van een account.
Hoe Oibase omgaat met gegevens van de Klant zelf, zoals contact- en factuurgegevens, staat in de privacyverklaring.
Oibase mag geanonimiseerde gebruiksgegevens gebruiken om de dienst te verbeteren. Die gegevens zijn niet terug te leiden tot de Klant of tot personen.

Artikel 10. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de dienst, de software, de teksten, de vormgeving en de naam Oibase liggen bij Oibase of haar licentiegevers.
De Klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken.
Documenten die de Klant met de dienst maakt, zoals roosters, loonstroken, contracten en facturen, mag de Klant vrij gebruiken voor zijn eigen bedrijf.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

Oibase is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Oibase.
De aansprakelijkheid is per jaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden vóór de schade aan Oibase heeft betaald, met een maximum van € 10.000.
Oibase is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste omzet, gemiste besparingen, boetes, naheffingen of schade door bedrijfsstagnatie.
Oibase is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige gegevens van de Klant, of doordat de Klant berekeningen of voorbeelden uit de dienst niet heeft laten controleren (artikel 4.5).
De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Oibase.
De Klant meldt schade zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 12 maanden nadat hij de schade ontdekte, anders vervalt het recht op vergoeding.

Artikel 12. Overmacht

Oibase is niet aansprakelijk als zij haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht. Voorbeelden zijn storingen bij hosting- of internetproviders, stroomuitval, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, overheidsmaatregelen en storingen bij subverwerkers.
Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen het abonnement schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

Artikel 13. Wijzigingen van de voorwaarden

Oibase mag deze voorwaarden wijzigen. Oibase meldt een wijziging minstens 30 dagen voordat die ingaat, per e-mail en in de app.
Is de Klant het niet eens met een wijziging die in zijn nadeel is, dan mag hij het abonnement kosteloos opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
De geldende versie staat altijd op oibase.nl/voorwaarden.html, met de datum van de laatste wijziging.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en op elk abonnement is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.
Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen.
Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland.
Deze voorwaarden kunnen in andere talen worden aangeboden. Bij verschil tussen versies geldt de Nederlandse tekst.

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@oibase.nl. Zie ook de verwerkersovereenkomst.